Groupware

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Groupware-Service der Hochschule Wismar

Als Groupware bezeichnet man eine Software, die die Organisation der Arbeit in Gruppen durch Nutzung gemeinsamer Ressourcen (Kalender, Adressbuch, Dateien u.ä.) unterstützt.

Das RZ der Hochschule Wismar stellt Ihnen als Groupware-System Group-Office der Fa. Intermesh Inc. zur Verfügung. Dieses System ist modular aufgebaut und kann bei Bedarf durch verschiedenste Komponenten erweitert werden. Der Groupware-Server ist unter folgender URL zu erreichen: [http://myoffice.hs-wismar.de/]

Aktuelles

Version 6.1

Seit unserem Versions-Update am 7. August 2015 ist Group-Office 6.1 aktiv. Diese Version bietet Ihnen als Neuerung unter anderem eine zeitgesteuerte Abwesenheitsnachricht.

Bitte beachten Sie:

1. Damit die zeitgesteuerte Abwesenheitsnachricht funktioniert, müssen Sie zunächst aus allen Ihren Regeln die Aktion "Regelauswertung abbrechen" entfernen. Tun Sie dies am besten sofort!

2. Sollte die Darstellung der E-Mail Ansicht bei Ihnen seltsam aussehen, dann klicken Sie bitte unter >Einstellungen >Erscheinungsbild einmal auf die Schaltfläche "Fenster und Spalten zurücksetzen". Danach können Sie die Ansicht wieder nach Belieben konfigurieren.

Groupware: Ansicht zurücksetzen

Anleitungen

Allgemeine Einstellungen von GroupOffice

Über den Link Einstellungen, oben rechts im GroupOffice-Fenster, können Sie die allgemeinen Einstellungen für das Verhalten von GroupOffice tätigen.

Groupware: Einstellungen

Die meisten dieser Felder sind weitgehend selbsterklärend:

- Die Regionalen Daten sind Einstellungen z.B. zu Sprache und Zeitzone.
- Unter Erscheinungsbild können Sie die optische und akustische Darstellung beeinflussen.
- Unter Profil bzw. Benutzerdaten werden Ihre persönlichen Daten hinterlegt. Da die hier angezeigten Daten automatisch aus des Authentifizierungsserver gezogen werden, würde eine Änderung z.B. Ihres Namens daher bald wieder überschrieben werden. Solche Änderungen müssten Sie an anderer Stelle vornehmen lassen.
- Auf dem Reiter E-Mail finden Sie die Möglichkeit, GroupOffice als Standard E-Mail-Programm einzurichten. Außerdem können Sie festlegen, ob für Ihre Mails eine HTML-Formatierung verwendet werden soll, welche Schriftgröße als Standard benutzt wird und wie mit Lesebestätigungen umgegangen werden soll.
- Unter Kalender finden Sie die Standardeinstellungen für Termine. Außerdem können Sie über den Button Berechtigungen für Verfügbarkeit festlegen, wer Einsicht haben darf auf Ihre Verfügbarkeit. Das bedeutet nicht, dass dort freigeschaltete Personen explizit Ihre Termine einsehen könnten, sondern lediglich, dass sie sehen können, ob Sie generell für einen anzulegenden Termin verfügbar sind oder zum gleichen Zeitpunkt schon irgendeinen anderweitigen Termin haben.

Freischaltung für die Nutzung der Groupware-Funktionalitäten

Die Freischaltung für die Nutzung der Groupware-Funktionen können Sie in der Benutzerkontenverwaltung vornehmen.

Groupware: Freischaltung (Anmeldung)
Groupware: Freischaltung (Dienste)

Nach der Anmeldung bekommen Sie Ihr Benutzerkonto angezeigt. Zunächst müssen Sie unter Groupware-Freischaltung die "Nutzungsbedingungen akzeptieren". Der Server wird stündlich aktualisiert, so dass Sie spätestens nach einer Stunde Group-Office in vollem Umfang nutzen können. Ohne diese Freischaltung stehen Ihnen nur wenige Funktionen des Groupware-Paketes zur Verfügung.

Sollten Sie sich für Group-Office gar nicht anmelden können, so kontrollieren Sie bitte Ihre verfügbaren Dienste. Wählen Sie Daten (1). Dann sollten Sie unter dem Reiter Verfügbare Dienste (2) unter anderem eine graue Schaltfläche -GroupOffice finden (3), um GroupOffice nutzen zu können. Sehen Sie stattdessen +GroupOffice, klicken Sie dieses einmal, um es zu -GroupOffice umzuschalten.

Modul: Übersicht

Im Modul Übersicht können Sie sich einen schnellen Überblick verschaffen, was aktuell für Sie anliegt. Über Hinzufügen können Sie sich die für Sie maßgeblichen Anwendungen auf die Übersichtsseite legen bzw. durch das X in der jeweiligen rechten oberen Ecke wieder entfernen. Über das Zahnradsymbol lassen sich die Portlets teilweise noch anpassen.

Auch in der Kopfzeile können Sie die Reiter von GroupOffice-Modulen entfernen, die Sie nicht nutzen: klicken Sie den entsprechenden Reiter dazu mit der rechten Maustaste. Über Anwendungen, oben rechts im Fenster neben den Einstellungen können Sie die Reiter jederzeit wieder hinzufügen.

Modul: E-Mail

Mit dem E-Mail Modul haben Sie aus dem gesamten WWW Zugriff auf Ihr Postfach.

Groupware-Modul: E-Mail

Das E-Mail-Modul setzt sich aus vier funktionellen Bereichen zusammen:

- 1. Die Kopfzeile:

Hier sind die allgemeinen Funktionen wie das Verfassen neuer E-Mails oder das Löschen von E-Mails zu finden. Über Administration gelangen Sie zu den Einstellungen für das E-Mail-Modul.

- 2. Der Ordnerbaum:

Hier können Sie für Ordnung sorgen! Dies ist vor allem dann nötig und sinnvoll, wenn Sie nicht POP sondern IMAP verwenden.

- 3. Der Postkasten:

Hier wird Ihnen eine Liste der Nachrichten im aktuell (im Ordnerbaum) ausgewählten Ordner angezeigt. Dies kann z.B. der Posteingang sein.

- 4. Das "Herz" des E-Mail-Moduls:

Hier wird die aktuell (im Postkasten) ausgewählte Nachricht angezeigt. Es gibt zwei unterschiedliche Anzeigemodi, zwischen denen Sie über die Administration umschalten können.

Eingehendere Beschreibungen zu den Funktionen des E-Mail-Moduls finden Sie im Folgenden:

Modul: Adressbuch

Das Modul Adressbuch dient zur Pflege Ihrer Kontaktinformationen. Hier können Sie zum Beispiel das Adressbuch aus Ihrem (bisher genutzten) Email-Client importieren.

Groupware: Adressbuch
- In der Kopfzeile sind die Standardfunktionen wie das Hinzufügen und Löschen von Kontakten zu finden. Außerdem finden Sie hier die Schaltfläche Administration, die Sie zu den Grundeinstellungen führt. [1]
- In der linken Spalte sehen Sie eine Liste aller Adressbücher, die Ihnen zugänglich sind. [2]
- In der mittleren Spalte werden Ihnen die Einträge des links gewählten Adressbuchs angezeigt. [3]
- In der rechten Spalte werden die Details zu dem in der mittleren Spalte angeklickten Adressbucheintrag angezeigt. [4]

Modul: Tickets

Das Ticketsystem ist ein Konzept mit dem Ziel, die Bearbeitung von Supportanfragen zu optimieren. Zwar mutet die Erstellung eines "Tickets" zunächst sehr viel unpersönlicher an als ein persönlicher Anruf bei der zuständigen Person. Der Vorteil liegt jedoch darin, dass ein Ticket auch ohne Ihr Wissen über Zuständigkeiten und eventuelle Abwesenheiten an den richtigen Mitarbeiter geleitet werden, und dass der Bearbeitungsstand von Ihnen jederzeit eingesehen werden kann.

Groupware: Tickets
- In der Kopfzeile finden Sie Grundfunktionen. Dies sind im Ticketmodul lediglich das Erstellen eines neuen Tickets und die Auffrischung der Ansicht. Löschen können Sie ein Ticket in der Regel nicht. [1]
- In der linken Spalte können Sie die Auswahl Ihrer Tickets filtern nach Themengebiet und Bearbeitungsstatus. [2]
- In der mittleren Spalte werde alle Ihre Tickets angezeigt, die den Kriterien der links ausgewählten Filter entsprechen. [3]
- In der rechten Spalte werden die Details des in der mittleren Spalte angeklickten Tickets dargestellt. [4]

Modul: Kalender (Freischaltung erforderlich)

"Ich habe meinen Tischkalender, was soll denn der Spielkram?"

Gerade in der Zusammenarbeit an der Hochschule bietet die Kalenderfunktion von Groupware manche nützliche Funktionalitäten, die ein Tisch- oder Taschenkalender nicht bieten kann. Wenn Sie Ihre Termine online verwalten, haben Sie die Möglichkeit, über die Vergabe von Berechtigungen weit über die Gegebenheiten des Tischkalenders hinaus zu agieren und können sich dadurch viel Arbeit oder unnütze Wege ersparen.

Man kann zum Beispiel Gruppenkalender einrichten, und Sie haben auch die Möglichkeit, Ihren persönlichen Kalender anderen Nutzer lesend oder schreibend freizugeben. Aus Datenschutzrechtlichen Gründen ist die Standardeinstellung so gewählt, dass keine Berechtigungen für andere Nutzer freigegeben sind. Sie können dies aber unter Administrative Einstellungen vornehmen.

Bei der Erstellung eines Termins hat dies folgende Vorteile: Sie können andere Personen zu Ihren Terminen einladen und dabei sehen, ob diese überhaupt möglicherweise terminlich verfügbar wären, und Sie können für die Termine auch gleich Ihnen zugängliche Ressourcen wie Räume oder Geräte reservieren.

Groupware: Kalender Übersicht

Das Kalendermodul setzt sich aus drei funktionellen Komponenten zusammen:

- Die Kopfzeile

Hier sind die allgemeinen Funktionen zu finden. Über Administration gelangen Sie zu den Einstellungen für das Kalender-Modul. Außerdem können Sie auch wählen, ob Sie Ihren Kalender als Tages-, Wochen- oder Monatskalender angezeigt haben möchten. [1]

- Das Auswahlpaneel

Im Auswahlpaneel finden Sie eine Übersicht über alle Kalender und Ressourcen, auf die Sie zugreifen können. [2]

- Der eigentliche Kalender

Hier werden Ihre Termine angezeigt. [3]

Detailliertere Beschreibungen zu den Funktionen finden Sie hier:

Modul: Aufgaben (Freischaltung erforderlich)

Im Modul Aufgaben können Sie Ihre Aufgaben organisieren. Es ist auf "Neudeutsch" Ihre To-Do-Liste. Sie können dabei festlegen, wann die Aufgaben abgearbeitet werden sollen und dabei auch kategorisieren und priorisieren.

Groupware: Aufgaben Übersicht
- In der Kopfzeile sind die Standardfunktionen wie das Hinzufügen und Löschen von Einträgen zu finden. Außerdem finden Sie hier die Schaltfläche Administration, die Sie zu den Grundeinstellungen führt. [1]
- In der linken Spalte können Sie die anzuzeigenden Aufgaben nach Fälligkeit, Listen oder Kategorien filtern. [2]
- In der mittleren Spalte wird Ihnen die Liste der Aufgaben angezeigt, die der Auswahl in der linken Spalte entsprechen. [3]
- In der rechten Spalte werden Ihnen die Details der in der mittleren Spalte angeklickten Aufgabe dargestellt. [4]

Modul: Dateien (Freischaltung erforderlich)

Die Dateiablage in GroupOffice bietet Ihnen die Möglichkeit, die hier abgelegten Dateien über die Vergabe von Zugriffsrechten mit anderen Nutzern zu teilen.

Groupware-Modul: Dateien Übersicht
- In der Kopfzeile finden Sie die allgemeinen Funktionen wie das Anlegen neuer Ordner (Neu), das Hochladen von Dateien (Hochladen) und die Navigation in den übergeordneten Ordner (Hoch) [1]. Ebenso können Sie hier Dateien löschen oder die Ordneransicht verändern.
- In der linken Spalte finden Ihre Ordnerstruktur, dargestellt in einer Baumstruktur [2]. Neben Ihren eigenen Ordnern und den gemeinsamen Ordnern sehen Sie hier aus sortierungstechnischen Gründen auch Ihre Kontakte. Dies hat aber keinen Einfluss auf die Zugriffsrechte anderer Nutzer zu Ihren Dateien oder Kontakten.
- In der mittleren Spalte sind die Dateien des links gewählten Ordners angegeben [3].
- In der rechten Spalte werden die Detailinformationen für die ausgewählte Datei angezeigt [4].

Die in der Group-Office Dateiablage gespeicherten Daten werden einmal täglich über unser Backup-System gesichert. Bei bestimmten Dateiformaten wie z.B. Textdateien werden bis zu 3 Versionen und bis zu 1/2 Jahr gesichert. Sie können diese älteren Dateiversionen über den Gota-Client (Java) abrufen.

Modul: Notizen (Freischaltung erforderlich)

Das Notizmodul ist ein "Zettelkasten" für hilfreiche Notizen. Durch die Einteilung in Kategorien lässt sich Ordnung in den Notizen halten, und auch bei den Notizen können Sie anderen Nutzern über die Rechtevergabe Zugriff gewähren.

Groupware: Notizen Übersicht
- In der Kopfzeile sind die Standardfunktionen wie das Hinzufügen und Löschen von Notizen zu finden. Außerdem finden Sie hier die Schaltfläche Kategorien verwalten, die Sie zu den Grundeinstellungen führt [1].
- In der linken Spalte finden Sie eine Liste Ihrer Notiz-Kategorien [2].
- In der mittleren Spalte wird Ihnen die Liste der Notizen angezeigt, die der Auswahl in der linken Spalte entsprechen [3].
- In der rechten Spalte wird Ihnen die in der mittleren Spalte angeklickte Notiz dargestellt [4].

Modul: Gruppen (Freischaltung erforderlich)

Ein Schlüsselelement in dem Konzept des Groupware-Systems ist die Organisation von Nutzern in Gruppen. Gruppen können Sie nicht selbst anlegen oder löschen. Wenn Sie eine Gruppe benötigen, beantragen Sie diese bitte formlos beim Rechenzentrum.

Allen Gruppenverwaltern steht das Modul Gruppen zur Verfügung, mit dem Sie ihre Gruppen verwalten können. Sie können dies über Anwendungen [1] --> Gruppen [2] zu Ihren Modulen in Group-Office hinzufügen.

Groupware: Gruppen-Modul hinzufügen

Für Gruppen, die beispielsweise eine gesamte Einrichtung umfassen, können wir Ihnen möglicherweise eine automatische Gruppenmitgliederaktualisierung anbieten. Für Arbeitsgruppen hingegen sollte die Gruppe manuell gepflegt werden. Studenten und andere Personen die Sie aufnehmen möchten können wir nicht automatisch erfassen.

Synchronisieren von E-Mails, Kalendern und Aufgaben (Freischaltung erforderlich)

Fragen oder Probleme

Schulungen

Das Rechenzentrum bietet kostenlose Schulungen für Group-Office an. Weitere Informationen

Ansprechpartner bei Problemen


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